Рукописная «база данных» - специалисты зеленоградского ЗАГСа рассказывают о делопроизводстве до изобретения печатных машинок
Отдел ЗАГС Зеленоградского округа продолжает рассказывать о кладовой своего архива и о ценностях, которые хранятся в ней уже 80 лет.
Такой ценностью являются записи актов гражданского состояния о рождении, о заключении и расторжении браков, об установлении отцовства, о перемене имени, об усыновлении или удочерении. Эти документы имеют важное юридическое и историческое значение, ведь они содержат сведения о событиях в жизни человека и отражают демографическую историю.
По окончании года записи актов гражданского состояния собираются по каждому виду отдельно, в хронологическом порядке переплетаются, нумеруются листы, скрепляются печатью и отправляются на хранение в специальный шкаф. В таком шкафу они будут храниться 100 лет. Сотрудники ЗАГСа бережно хранят архивные документы — соблюдают нужную температуру и влажность воздуха в помещении, проводят обеспыливание, дезинфекцию документов.
Если заглянуть в книги с записями актов гражданского состояния с 1946 года по 2003 год, то они рукописные. Писались ручкой с фиолетовыми (синими) чернилами. Другой цвет — чёрный — использовался для внесения исправлений в связи с переменой имени, установлением отцовства, приведением документов в соответствие друг с другом.
В 1999 году в отделе ЗАГС появляется печатная машинка. Некоторые документы стали печатать.
Записи актов гражданского состояния составлялись в двух одинаковых, «слово в слово», экземплярах. Один оставался храниться в ЗАГСе, другой — передавался в областной архив ЗАГС Калининградской области. Так обеспечивалась дополнительная сохранность персональных данных. По истечении 100 лет они передадутся на постоянное хранение в государственные архивы соответствующих субъектов Российской Федерации. В такой архив тоже можно обратиться за сведениями о родственниках.
Бывают случаи, когда ведётся розыск граждан или нужно восстановить утраченные документы, а сведения о них ограниченные. Тогда в помощь специалистам ЗАГСа были алфавитные журналы. На протяжении 65 лет такие журналы были «базой данных». Каждой букве алфавита была выделена страница в этом журнале. После государственной регистрации одновременно, по первой букве фамилии гражданина, его данные записывались на эту же букву в журнале. Кроме этого, указывался год, место регистрации, номер и название записи акта — иначе спустя год или более уже невозможно было бы отыскать составленную запись на конкретного человека среди нескольких тысяч записей актов гражданского состояния.
В 2003 году в отделе ЗАГС появляется компьютерная техника. Сотрудники начинают осваивать неизвестные в то время новые технологии и переходят полностью работать с компьютером, создавать первую единую информационную систему Калининградской области, а также создавать поисково‑справочную систему «Электронный архив ЗАГС» и выдавать гражданам созданные в ней документы за несколько минут.
Сотрудники перестали писать документы вручную, а с 2019 года перестали пользоваться алфавитными журналами. Одним «кликом мышки» можно за несколько секунд найти запись акта на обратившегося заявителя.
Восемь лет назад создана Федеральная государственная информационная система «Единый государственный реестр ЗАГС». Все записи актов гражданского состояния каждого региона России переведены с бумажного носителя в электронный вид. В нашем отделе ЗАГС сотрудники перевели в форму электронного документа более 80 тысяч записей актов гражданского состояния.
В настоящее время граждане могут оформлять и восстанавливать документы по экстерриториальному принципу. Не нужно по почте запрашивать документ и долго ждать его из другого ЗАГСа. Сейчас в любом отделе ЗАГС можно оформить и восстановить документ в день обращения.